La despedida de un correo electrónico indica a cada una de las partes cómo es la relación que se va a establecer entre ambas y además ofrece la oportunidad de hacer saber al destinatario cómo deseas que se dirijan a ti. Por ello no debemos descuidarla ni prescindir de un cierre de correo adecuado.

Por lo general, en la despedida de un e-mail formal encontramos dos partes: el cierre y la firma

En la correspondencia formal del marco de los negocios  pueden usarse, entre otras, las fórmulas  de cierre “Atentamente”, “Cordialmente”, “Saludos”, “Le saluda atentamente” y “Afectuosamente”. “Cordialmente” es la despedida más fría de todas y la más apropiada cuando escribes a alguien que no conoces bien.

“Saludos” y “Un cordial saludo” son, hoy en día, los más empleados en los correos electrónicos pues son una forma segura de terminar un comunicado y sirven para todo tipo de propósito.

Emplees la fórmula que emplees, lo más importante es comprobar que no estás siendo demasiado formal o informal a destiempo.

Con respecto a la firma, hay que tener en cuenta que se convierte en la forma de presentarte a tus receptores y en qué términos se establecerá tu relación con ellos. Además, es tu manera de indicar cómo quieres que se dirijan a ti.

Para elaborar un bloque de firma correcto recomendamos excluir imágenes con un trazado te tu firma real y plasmar  tu nombre completo, cargo e información de contacto (empresa, dirección, teléfono, fax, email, página web y logotipo). Esta combinación de datos resulta la más cortés y la más inteligente por tu parte si esperas que el destinatario contacte contigo.

Cuidando estos pequeños detalles tus comunicaciones se volverán  realmente eficaces y atractivas.

Recientemente hemos hecho una actualización menor a nuestro servicio MAILCast que te permitirá utilizar los nuevos formatos de archivo de Office 2007 como origen de tus datos para hacer mailing.

Ahora puedes subir archivos en formato .xlsx (Excel) o .accdb (Access) cuando necesites actualizar los datos de origen de algún canal. Estos formatos se unen a los clásicos .xls y .mdb que se soportaban hasta ahora y que podrás seguir usando si lo prefieres.

¡Espero que os sea útil!

A veces, tras registrarte para recibir un nuevo boletín, empiezas a recibir mucho más spam de lo normal. Tú, como es natural, sospechas que el proveedor del boletín puede estar usando tus datos de modo fraudulento, vendiéndolos o alquilándolos de forma ilegal. ¿Cómo puedes averiguar si es así?.

Para averiguarlo puedes utilizar un par de trucos no muy conocidos que te ofrece GMail, el fantástico correo web gratuito que ofrece Google.

Si añades el nombre del proveedor del boletín -o cualquier otro identificador que tenga sentido para ti- a tu nombre de usuario de GMail usando un símbolo '+', el efecto es que todavía seguirás recibiendo el correo en el buzón normal de GMail, pero podrás identificar de manera inequívoca el origen, gracias a este identificador añadido.

Así que, supongamos que que eres el dueño de la cuenta minombre@gmail.com y te quieres sucribir al boletín 'El mundo de mi mascota' o algo así. Puedes suscribirte usando tu dirección normal con un identificador, por ejemplo con este:

minombre+MundoMascota@gmail.com

Tras esto empezarás a recibir todo el correo de este proveedor en tu cuenta normal, pero con el nuevo identificador agregado. De este modo puedes filtrar el correo entrante y clasificarlo de manera apropiada. Lo que es mejor: si empiezas a recibir correo en esta cuenta "artificial" que no proviene de "Mundo Mascota", sabrás con certeza que están usando tus datos de manera ilícita para enviarte correo no deseado, y podrás borrarlo automáticamente con un filtro. ¡Genial!.

Otra idiosincrasia interesante de GMail es que no soporta puntos ('.') en las direcciones. Así cuando añades uno o varios a una dirección se retiran automáticamente antes de entregarse en el buzón apropiado. Debido a este comportamiento, todos estas direcciones son equivalentes y llegan al mismo buzón (el primero):

tunombre@gmail.com, tu.nombre@gmail.com, t.u.n.o.m.b.r.e@gmail.com

y similares :-)

Puedes usar esta "característica" para distinguir entre remitentes que no te acepten el signo '+' como parte de la dirección de correo (que los hay) y que por lo tanto vuelven inutil el truco anterior.

Recuerda además que GMail tiene un dominio alternatico, googlemail.com, que es exactamente el mismo que gmail.com. Así que puedes usar minombre@googlemail.com como una dirección alternativa en la que recibir correo importante de fuentes en las que confías, amigos, etc... manteniendo la dirección clásica (@gmail.com) para otros propósitos.

Si usas los filtros de correo recibido de GMail de manera hábil conseguirás que todo tu correo importante esté clasificado, tu correo no deseado borrado, y distinguirás quién te está tomadno el pelo vendiendo o alquilando tus datos sin tu permiso.

Espero que lo encuentres útil.

JM.

¿Qué ocurre cuando nos dirigimos a más de un destinatario?

Pueden suceder dos cosas:

• Escribimos a un único destinatario con muchas Cc. En este caso sólo es necesario dirigirse al destinatario principal (el escrito en el campo Para). Simplemente se recomienda seguir las pautas explicadas en Redactar un email (I)
• Escribimos a múltiples destinatarios en el campo Para. Aquí el saludo inicial resulta de vital importancia pues generalmente refleja el porqué han sido agrupadas esas personas para recibir tu mensaje.

A la hora de determinar el encabezado en este tipo de e-mails hay que tener en cuenta que habitualmente se incluyen personas de diferente rango dentro del  grupo que leerá el correo electrónico, por lo que no todas las fórmulas son adecuadas.

El tratamiento “Estimados amigos” resulta anodino y aceptable, como también lo son “Estimados colegas”, “Estimados colaboradores”,  “Estimados clientes”, “Estimados accionistas”… y saludos similares.

La clásica apertura  “A quien corresponda” debe ser descartada, en primer lugar, porque es muy raro escribir un email para “quien corresponda” y en segundo lugar, al destinatario se le está dando la opción de decidir que el tema del correo a él no  “ le corresponde”  y lo borre de inmediato.

Si ninguna de estas formas resulta apropiada para los destinatarios a los que planteas dirigirte, el encabezado “Buenos días” será inofensivo, cordial y no demasiado formal. Prueba a usar esta fórmula con tus interlocutores.

Hola Pablo,

En nuestro boletín vendemos un espacio publicitario en la parte superior donde colocamos gifs animados a modo de banners, pero uno de nuestros clientes nos ha dicho que su banner no se reproduce, aparece parado.

¿Qué puede estar pasando? ¿Hay algún problema con MAILCast?

Esta es una de las consultas más habituales que recibo en el programa de soporte de Krasis. Dada su frecuencia me ha parecido buena idea compartirlo como si fuera una FAQ (Preguntas Frecuentes).

Bien, pues la respuesta es muy sencilla, y a MAILCast no le pasa nada, sino a Outlook2007 que no reproduce gifs animados (supongo que por motivos de seguridad). Outlook los muestra estáticos, parados en el primer fotograma.

Vale, y entonces ¿qué se puede hacer?.

• Lo primero, no usar gifs animados, brillante ¿verdad? :-). Por cierto, tampoco uses Flash.
• Si es imprescindible alguna animación (como una infografía o algo así), súbela a tu web y enlázala desde el email. (Así también podrás medir cuanta gente hace click en el enlace)
• Si el gif es un banner animado, asegúrate de que el primer fotograma muestra suficiente información como para que un usuario de Outlook pueda llegar a hacer click.

Y recuerda, no abuses de las imágenes.

Cuando comienzas la redacción de un correo electrónico formal siempre surge la duda de qué estilo seguir para la elaboración del mismo. Aunque es muy diferente a la creación de cartas tradicionales en papel, conviene seguir unas pautas mínimas de técnicas de comunicación escrita para redactar un mensaje adecuado.

Para empezar a escribir, debemos analizar el tratamiento que daremos a nuestro destinatario. Con respecto a la palabra que ha de introducir al nombre, “Estimado” siempre resulta aceptable y siempre es correcto, por lo que recomendamos preferiblemente su uso.

Al principio, la fórmula “Señor” o “Señora” sin nada a continuación era lo más indicado para dirigirte a un destinatario, especialmente si no conocías a esa persona, pero en la actualidad se tiende a su desaparición.

Por otra parte, el tratamiento “Querido” o “Querida” se ha de reservar para un amigo íntimo o un familiar, así como la opción de comenzar directamente con el nombre de pila, sin una palabra de introducción. Esta último es una forma de comunicación más urgente que deriva de la cantidad de e-mails que debemos responder al día. Aún así no es muy recomendable.

Del mismo modo, los comienzos del tipo “Hola”, “Qué hay…” o “¡Eh!” seguidos de un nombre de pila sólo son aptos para tipos de correos muy determinados. Hay que estar seguros de que la relación con nuestro destinatario lo permite. No obstante, debería emplearse con gran prudencia.

Encontrarás más pistas para redactar un buen email en este post

Después de mi serie de posts sobre formatos de imágenes y tamaños de imágenes para email, pensé que quizá te ha picado el gusanillo y te gustaría que te comentase algún programa sencillo y gratuito  para empezar a redimensionar y optimizar imágenes. Dado que no todas las empresas se pueden permitir un software profesional para editar imágenes como Photoshop o Fireworks (o simplemente no lo saben utilizar porque no tienen diseñadores en plantilla) he buscado uno gratuito y fácil de usar: VSO Image Resize.

VSO Image Resize es un programa gratuito, sencillo y usable, pero muy práctico para redimensionar imágenes, ya sea de una en una como en modo masivo para redimensionar toda  una carpeta de imágenes a la vez. Además se puede integrar en Internet Explorer.

Algunas de sus características:

• Convierte entre diferentes formatos gràficos
• Elección de la tasa de compressión y de resolución
• Formatos Soportados: Jpeg, gif, bmp
• Trabaja con una imagen a la vez o en modo batch
• Utilidad perfecta para poner fotos en sitios web o enviarlas por email
• Integrado en windows explorer o se puede utilizar solo
• Proceso rápido
• Importa directamente desde el memory stick
• Guarda la información de las carpetas utilizadas
• Varias opciones y ajustes para usuarios avanzados
• Soporte multi-idiomas
• Optimizado para Windows 2000 / XP / Vista

Enlace para descargarlo: VSO Image Resizer

Lo encontré en Kabytes

Hace cosa de un mes escribí un post en este blog sobre la compra de listas de correo, y porqué es una mala idea hacerlo.

Hoy un cliente me hizo una pregunta sobre la posibilidad de alquilar una lista y si era conveniente hacerlo.

El alquiler de una lista se diferencia de la compra en que en este primer caso no obtienes acceso a los datos de dicha lista sino que es otra empresa la que envía por ti a su propia lista de destinatarios. Debes fiarte mucho de ese proveedor pues de otro modo nadie te asegurará que las direcciones son buenas y han ofrecido su permiso para recibir ese tipo de correos.

Las empresas que crean listas para alquilar generalmente obtienen sus destinatarios desde portales verticales o desde algunos sitios webs de carácter muy específico. Probablamente la gente que está en esas listas ha dado permiso para que les escriba el dueño del portal así como los clientes y partners de éste, pero piensa de todos modos en las consecuencias de que le escriban en tu nombre aún con permiso: los destinatarios no tendrán ni idea de quién es tu empresa y probablemente se molesten y pulsen el botón de "Esto es spam" . Y lo má simportante: no te han dado permiso explícito a ti para que les envíes correo.

Te suena familiar esto: sí, es la definición de spam o correo no solicitado.

¿Significa esto que estás contraviniendo la ley? No necesariamente, pero la cuestión aquí, como siempre, no es sólo si estás incumpliendo la ley (se supone que no lo deberías hacer nunca), sino si esto va en contra de tus intereses.

Probablamente el alquiler de la lista te va a costar una buena cantidad, y con toda seguridad los resultados que vas a obtener del emailing serán muy bajos y por lo tanto el retorno de la inversión también- Y lo que es peor, tu marca puede verse dañada si la gente piensa que eres un spammer. No tienes ni idea de si la lista se usa mucho y muy a menudo y por lo tanto la gente está harta y enfadada al recibir tu correo.

Así que la conclusión es (de nuevo) que no debes alquilar listas para hacer emailing.

Si realmente necesitas hacer crecer tu lista de suscriptores de manera muy rápida intenta anunciarte en otro boletín, co-patrocínalo, o llega a un acuerdo de co-registro con otros boletines. Pero comprar o alquilar una lista es siempre una mala cosa.

Como siempre, recomiendo que te crees tu propia lista con permiso (algunos trucos para ello aquí y aquí). Es lento y doloroso, pero es la única forma de conseguir resultados. en e-mail marketing siempre debes pensar en calidad antes que en cantidad (menos es más), y no te olvides de que tu activo más importante es tu marca y tu reputación, así que no te arriesgues a llevarla por mal camino.

En caso de que no quieras oir mi consejo, por favor, échale un vistazo a este interesante artículo de Jeanne Jennings: “Renting E-Mail Lists: What to Ask Before the Send” (inglés), y las diez reglas de las listas alquiladas de Marketing Sherpa (inglés).

En mi post anterior os hablé sobre formatos de imagen recomendados para email y web de cara a una mejor optimización de la web y velocidad de descarga. Bien pues debes saber que el tamaño en píxels también va a afectar y mucho al peso del archivo final, así que debes tener cuidado con esto.

Para ello deberías evitar imágenes de 3000px de ancho y 2 mb de peso (si, ya sé que tu nueva cámara web te permite sacarlos de un tamaño incluso mayor, pero créeme, ¡no te hace falta!) Un ancho de unos 200 píxeles es más que suficiente para una pequeña imagen acompañando tu artículo.

Para cambiarle el tamaño a una imagen lo mejor es que uses un editor de imágenes como Photoshop, Fireworks, Photopaint o theGimp (éste además es gratuito). Nunca le cambies el tamaño a las imágenes en el editor de html (como Dreamweaver) o usando los atributos de html o propiedades de CSS, ya que así sólo cambias el tamaño de representación, pero el peso del archivo será el mismo.

Ya sé que pensar los tamaños en píxels puede resultar lioso al principio, porque además va a variar según la resolución de tu monitor, así que he creado esta retícula en píxels a tamaño real para que te hagas una idea de los intervalos de medidas en los que deberías moverte para no sobrecargar ni tu web ni tus e-mails:

Bonus: Herramientas para medir imágenes en el navegador

• Measure It: Extensión para Firefox que funciona como una regla sobre la pantalla.
• Design: Un bookmarklet de Allan Jardine muy útil para medir y trabajar sobre retículas.

¿Y tú? ¿Conoces algún otro truco u herramienta útil?

Con frecuencia clientes poco experimentados o posibles clientes nos preguntan sobre la posibilidad de enviar mailings con grandes archivos adjuntos.

Esta es el tipo de tarea que parece trivial cuando envías sólo un par de correos, pero que de inmediato se revela como una idea no tan sensata como pudiera parecer cuando la contemplas desde el punto de vista de quien envía miles de correos.

Antes de nada vamos a considerar el tiempo que puede tardar uno de estos envíos. Por ejemplo supongamos una campaña de 5.000 correos con un archivo .doc adjunto de 5 MB. Hagamos los números.

Los adjuntos se codifican usando Base64 (para poder enviar archivos binarios como textos). Esto en promedio genera un aumento del 37% en el tamaño del adjunto. Así que considerando un tamaño total de 5 MB (consideramos que el tamaño del contenido es irrelevante aquí), el tamaño del correo a enviar será de:

5 x 1,37 = 6,85 MB

Ahora, tenemos 5.000 correos para enviar, así que el tamaño total de los datos que necesitamos transferir es:

5.000 x 6,85 MB = 34.250 MB --> 34,25 GB

Esto es equivalente a transferir 49 CD-ROM a través de la conexión!! (y aquí no consideramos tráfico auxiliar de sincronización necesario, por simplicidad).

Si nuestro servidor está ubicado en un Data Center avanzado y tiene, por ejemplo, una conexión simétrica garantizada a Internet de 6 Mbps (lo que no está nada mal, y además es bastante caro), o lo que es lo mismo, 750 KB por segundo (o 0,75 MB/seg), esto implica un tiempo de transferencia de:

34.250 MB / 0,75 MB/sec = 45.666,67 segundos --> 12 horas, 41 minutos, 7 segundos

Un envío común típico de 5.000 correos llevaría sobre 4 minutos o menos. ¡Buff!

Otro factor importante a tener en cuenta es la entregabilidad en los servidores de destino. Si envías un correo con un adjunto grande a, digamos, un par de correos de hotmail.com, probablemente no tendrás problema alguno. Pero, ¿cuántos destinatarios tienes en tu lista de hotmail?, ¿el 20%?, ¿el 30%?. Seguramente más. Quien dice hotmail dice yahoo o cualquier dominio de un cliente grande en tu lista B2B. El detalle aquí es que cuando un servidor ve venir muchos correos grandes desde la misma IP, generalmente bloquean al remitente porque éste se está "comiendo" una gran parte de su ancho de banda. Muchos ISP no tienen ancho de banda suficiente para soportar que les lleguen muchos correos a la vez con grandes adjuntos. Así que probablemente tendrás muchos problemas de entregabilidad si lo haces.

Algunos destinatarios tendrán también almacenamiento limitado en su cuenta, incluso en estos tiempos que corren de espacio ilimitado en cuentas gratuitas. Muchos servidor de correo corporativos limitan el tamaño de las cuentas de los empleados, así que tienes muchas oportunidades de que recibir muchos rebotados blandos (con un uso añadido de ancho de banda para tu servidor, dicho sea de paso).

Incluso aunque llegues a la bandeja de entrada, si no te conocen bien seguramente tendrás muchas pulsaciones en el botón de "Esto es spam" y también tasas de apertura muy bajas, por miedo a infectarse con un virus. Además a nadie le gusta recibir adjuntos enormes sin haber sido avisados antes.

Existe un beneficio añadido a no enviar los archivos como adjuntos: puedes colocarlos en tu servidor Web y añadir un enlace directo en el correo. De esta forma evitas los problemas que he mencionado antes y, de regalo, obtienes información detallada sobre qué destinatarios han hecho clic en éste, lo que es obviamente algo muy útil que no obtienes de los archivos adjuntos.

Nosotrs podemos permitir que envíes archivos adjuntos con MAILCast, pero no te lo recomendamos. Si realmente lo necesitas mándanos unas líneas :-)