La despedida de un correo electrónico indica a cada una de las partes cómo es la relación que se va a establecer entre ambas y además ofrece la oportunidad de hacer saber al destinatario cómo deseas que se dirijan a ti. Por ello no debemos descuidarla ni prescindir de un cierre de correo adecuado.

Por lo general, en la despedida de un e-mail formal encontramos dos partes: el cierre y la firma

En la correspondencia formal del marco de los negocios  pueden usarse, entre otras, las fórmulas  de cierre “Atentamente”, “Cordialmente”, “Saludos”, “Le saluda atentamente” y “Afectuosamente”. “Cordialmente” es la despedida más fría de todas y la más apropiada cuando escribes a alguien que no conoces bien.

“Saludos” y “Un cordial saludo” son, hoy en día, los más empleados en los correos electrónicos pues son una forma segura de terminar un comunicado y sirven para todo tipo de propósito.

Emplees la fórmula que emplees, lo más importante es comprobar que no estás siendo demasiado formal o informal a destiempo.

Con respecto a la firma, hay que tener en cuenta que se convierte en la forma de presentarte a tus receptores y en qué términos se establecerá tu relación con ellos. Además, es tu manera de indicar cómo quieres que se dirijan a ti.

Para elaborar un bloque de firma correcto recomendamos excluir imágenes con un trazado te tu firma real y plasmar  tu nombre completo, cargo e información de contacto (empresa, dirección, teléfono, fax, email, página web y logotipo). Esta combinación de datos resulta la más cortés y la más inteligente por tu parte si esperas que el destinatario contacte contigo.

Cuidando estos pequeños detalles tus comunicaciones se volverán  realmente eficaces y atractivas.

A veces, tras registrarte para recibir un nuevo boletín, empiezas a recibir mucho más spam de lo normal. Tú, como es natural, sospechas que el proveedor del boletín puede estar usando tus datos de modo fraudulento, vendiéndolos o alquilándolos de forma ilegal. ¿Cómo puedes averiguar si es así?.

Para averiguarlo puedes utilizar un par de trucos no muy conocidos que te ofrece GMail, el fantástico correo web gratuito que ofrece Google.

Si añades el nombre del proveedor del boletín -o cualquier otro identificador que tenga sentido para ti- a tu nombre de usuario de GMail usando un símbolo '+', el efecto es que todavía seguirás recibiendo el correo en el buzón normal de GMail, pero podrás identificar de manera inequívoca el origen, gracias a este identificador añadido.

Así que, supongamos que que eres el dueño de la cuenta minombre@gmail.com y te quieres sucribir al boletín 'El mundo de mi mascota' o algo así. Puedes suscribirte usando tu dirección normal con un identificador, por ejemplo con este:

minombre+MundoMascota@gmail.com

Tras esto empezarás a recibir todo el correo de este proveedor en tu cuenta normal, pero con el nuevo identificador agregado. De este modo puedes filtrar el correo entrante y clasificarlo de manera apropiada. Lo que es mejor: si empiezas a recibir correo en esta cuenta "artificial" que no proviene de "Mundo Mascota", sabrás con certeza que están usando tus datos de manera ilícita para enviarte correo no deseado, y podrás borrarlo automáticamente con un filtro. ¡Genial!.

Otra idiosincrasia interesante de GMail es que no soporta puntos ('.') en las direcciones. Así cuando añades uno o varios a una dirección se retiran automáticamente antes de entregarse en el buzón apropiado. Debido a este comportamiento, todos estas direcciones son equivalentes y llegan al mismo buzón (el primero):

tunombre@gmail.com, tu.nombre@gmail.com, t.u.n.o.m.b.r.e@gmail.com

y similares :-)

Puedes usar esta "característica" para distinguir entre remitentes que no te acepten el signo '+' como parte de la dirección de correo (que los hay) y que por lo tanto vuelven inutil el truco anterior.

Recuerda además que GMail tiene un dominio alternatico, googlemail.com, que es exactamente el mismo que gmail.com. Así que puedes usar minombre@googlemail.com como una dirección alternativa en la que recibir correo importante de fuentes en las que confías, amigos, etc... manteniendo la dirección clásica (@gmail.com) para otros propósitos.

Si usas los filtros de correo recibido de GMail de manera hábil conseguirás que todo tu correo importante esté clasificado, tu correo no deseado borrado, y distinguirás quién te está tomadno el pelo vendiendo o alquilando tus datos sin tu permiso.

Espero que lo encuentres útil.

JM.

¿Qué ocurre cuando nos dirigimos a más de un destinatario?

Pueden suceder dos cosas:

• Escribimos a un único destinatario con muchas Cc. En este caso sólo es necesario dirigirse al destinatario principal (el escrito en el campo Para). Simplemente se recomienda seguir las pautas explicadas en Redactar un email (I)
• Escribimos a múltiples destinatarios en el campo Para. Aquí el saludo inicial resulta de vital importancia pues generalmente refleja el porqué han sido agrupadas esas personas para recibir tu mensaje.

A la hora de determinar el encabezado en este tipo de e-mails hay que tener en cuenta que habitualmente se incluyen personas de diferente rango dentro del  grupo que leerá el correo electrónico, por lo que no todas las fórmulas son adecuadas.

El tratamiento “Estimados amigos” resulta anodino y aceptable, como también lo son “Estimados colegas”, “Estimados colaboradores”,  “Estimados clientes”, “Estimados accionistas”… y saludos similares.

La clásica apertura  “A quien corresponda” debe ser descartada, en primer lugar, porque es muy raro escribir un email para “quien corresponda” y en segundo lugar, al destinatario se le está dando la opción de decidir que el tema del correo a él no  “ le corresponde”  y lo borre de inmediato.

Si ninguna de estas formas resulta apropiada para los destinatarios a los que planteas dirigirte, el encabezado “Buenos días” será inofensivo, cordial y no demasiado formal. Prueba a usar esta fórmula con tus interlocutores.

Hola Pablo,

En nuestro boletín vendemos un espacio publicitario en la parte superior donde colocamos gifs animados a modo de banners, pero uno de nuestros clientes nos ha dicho que su banner no se reproduce, aparece parado.

¿Qué puede estar pasando? ¿Hay algún problema con MAILCast?

Esta es una de las consultas más habituales que recibo en el programa de soporte de Krasis. Dada su frecuencia me ha parecido buena idea compartirlo como si fuera una FAQ (Preguntas Frecuentes).

Bien, pues la respuesta es muy sencilla, y a MAILCast no le pasa nada, sino a Outlook2007 que no reproduce gifs animados (supongo que por motivos de seguridad). Outlook los muestra estáticos, parados en el primer fotograma.

Vale, y entonces ¿qué se puede hacer?.

• Lo primero, no usar gifs animados, brillante ¿verdad? :-). Por cierto, tampoco uses Flash.
• Si es imprescindible alguna animación (como una infografía o algo así), súbela a tu web y enlázala desde el email. (Así también podrás medir cuanta gente hace click en el enlace)
• Si el gif es un banner animado, asegúrate de que el primer fotograma muestra suficiente información como para que un usuario de Outlook pueda llegar a hacer click.

Y recuerda, no abuses de las imágenes.

Cuando comienzas la redacción de un correo electrónico formal siempre surge la duda de qué estilo seguir para la elaboración del mismo. Aunque es muy diferente a la creación de cartas tradicionales en papel, conviene seguir unas pautas mínimas de técnicas de comunicación escrita para redactar un mensaje adecuado.

Para empezar a escribir, debemos analizar el tratamiento que daremos a nuestro destinatario. Con respecto a la palabra que ha de introducir al nombre, “Estimado” siempre resulta aceptable y siempre es correcto, por lo que recomendamos preferiblemente su uso.

Al principio, la fórmula “Señor” o “Señora” sin nada a continuación era lo más indicado para dirigirte a un destinatario, especialmente si no conocías a esa persona, pero en la actualidad se tiende a su desaparición.

Por otra parte, el tratamiento “Querido” o “Querida” se ha de reservar para un amigo íntimo o un familiar, así como la opción de comenzar directamente con el nombre de pila, sin una palabra de introducción. Esta último es una forma de comunicación más urgente que deriva de la cantidad de e-mails que debemos responder al día. Aún así no es muy recomendable.

Del mismo modo, los comienzos del tipo “Hola”, “Qué hay…” o “¡Eh!” seguidos de un nombre de pila sólo son aptos para tipos de correos muy determinados. Hay que estar seguros de que la relación con nuestro destinatario lo permite. No obstante, debería emplearse con gran prudencia.

Encontrarás más pistas para redactar un buen email en este post

Después de mi serie de posts sobre formatos de imágenes y tamaños de imágenes para email, pensé que quizá te ha picado el gusanillo y te gustaría que te comentase algún programa sencillo y gratuito  para empezar a redimensionar y optimizar imágenes. Dado que no todas las empresas se pueden permitir un software profesional para editar imágenes como Photoshop o Fireworks (o simplemente no lo saben utilizar porque no tienen diseñadores en plantilla) he buscado uno gratuito y fácil de usar: VSO Image Resize.

VSO Image Resize es un programa gratuito, sencillo y usable, pero muy práctico para redimensionar imágenes, ya sea de una en una como en modo masivo para redimensionar toda  una carpeta de imágenes a la vez. Además se puede integrar en Internet Explorer.

Algunas de sus características:

• Convierte entre diferentes formatos gràficos
• Elección de la tasa de compressión y de resolución
• Formatos Soportados: Jpeg, gif, bmp
• Trabaja con una imagen a la vez o en modo batch
• Utilidad perfecta para poner fotos en sitios web o enviarlas por email
• Integrado en windows explorer o se puede utilizar solo
• Proceso rápido
• Importa directamente desde el memory stick
• Guarda la información de las carpetas utilizadas
• Varias opciones y ajustes para usuarios avanzados
• Soporte multi-idiomas
• Optimizado para Windows 2000 / XP / Vista

Enlace para descargarlo: VSO Image Resizer

Lo encontré en Kabytes

En mi post anterior os hablé sobre formatos de imagen recomendados para email y web de cara a una mejor optimización de la web y velocidad de descarga. Bien pues debes saber que el tamaño en píxels también va a afectar y mucho al peso del archivo final, así que debes tener cuidado con esto.

Para ello deberías evitar imágenes de 3000px de ancho y 2 mb de peso (si, ya sé que tu nueva cámara web te permite sacarlos de un tamaño incluso mayor, pero créeme, ¡no te hace falta!) Un ancho de unos 200 píxeles es más que suficiente para una pequeña imagen acompañando tu artículo.

Para cambiarle el tamaño a una imagen lo mejor es que uses un editor de imágenes como Photoshop, Fireworks, Photopaint o theGimp (éste además es gratuito). Nunca le cambies el tamaño a las imágenes en el editor de html (como Dreamweaver) o usando los atributos de html o propiedades de CSS, ya que así sólo cambias el tamaño de representación, pero el peso del archivo será el mismo.

Ya sé que pensar los tamaños en píxels puede resultar lioso al principio, porque además va a variar según la resolución de tu monitor, así que he creado esta retícula en píxels a tamaño real para que te hagas una idea de los intervalos de medidas en los que deberías moverte para no sobrecargar ni tu web ni tus e-mails:

Bonus: Herramientas para medir imágenes en el navegador

• Measure It: Extensión para Firefox que funciona como una regla sobre la pantalla.
• Design: Un bookmarklet de Allan Jardine muy útil para medir y trabajar sobre retículas.

¿Y tú? ¿Conoces algún otro truco u herramienta útil?

Con frecuencia clientes poco experimentados o posibles clientes nos preguntan sobre la posibilidad de enviar mailings con grandes archivos adjuntos.

Esta es el tipo de tarea que parece trivial cuando envías sólo un par de correos, pero que de inmediato se revela como una idea no tan sensata como pudiera parecer cuando la contemplas desde el punto de vista de quien envía miles de correos.

Antes de nada vamos a considerar el tiempo que puede tardar uno de estos envíos. Por ejemplo supongamos una campaña de 5.000 correos con un archivo .doc adjunto de 5 MB. Hagamos los números.

Los adjuntos se codifican usando Base64 (para poder enviar archivos binarios como textos). Esto en promedio genera un aumento del 37% en el tamaño del adjunto. Así que considerando un tamaño total de 5 MB (consideramos que el tamaño del contenido es irrelevante aquí), el tamaño del correo a enviar será de:

5 x 1,37 = 6,85 MB

Ahora, tenemos 5.000 correos para enviar, así que el tamaño total de los datos que necesitamos transferir es:

5.000 x 6,85 MB = 34.250 MB --> 34,25 GB

Esto es equivalente a transferir 49 CD-ROM a través de la conexión!! (y aquí no consideramos tráfico auxiliar de sincronización necesario, por simplicidad).

Si nuestro servidor está ubicado en un Data Center avanzado y tiene, por ejemplo, una conexión simétrica garantizada a Internet de 6 Mbps (lo que no está nada mal, y además es bastante caro), o lo que es lo mismo, 750 KB por segundo (o 0,75 MB/seg), esto implica un tiempo de transferencia de:

34.250 MB / 0,75 MB/sec = 45.666,67 segundos --> 12 horas, 41 minutos, 7 segundos

Un envío común típico de 5.000 correos llevaría sobre 4 minutos o menos. ¡Buff!

Otro factor importante a tener en cuenta es la entregabilidad en los servidores de destino. Si envías un correo con un adjunto grande a, digamos, un par de correos de hotmail.com, probablemente no tendrás problema alguno. Pero, ¿cuántos destinatarios tienes en tu lista de hotmail?, ¿el 20%?, ¿el 30%?. Seguramente más. Quien dice hotmail dice yahoo o cualquier dominio de un cliente grande en tu lista B2B. El detalle aquí es que cuando un servidor ve venir muchos correos grandes desde la misma IP, generalmente bloquean al remitente porque éste se está "comiendo" una gran parte de su ancho de banda. Muchos ISP no tienen ancho de banda suficiente para soportar que les lleguen muchos correos a la vez con grandes adjuntos. Así que probablemente tendrás muchos problemas de entregabilidad si lo haces.

Algunos destinatarios tendrán también almacenamiento limitado en su cuenta, incluso en estos tiempos que corren de espacio ilimitado en cuentas gratuitas. Muchos servidor de correo corporativos limitan el tamaño de las cuentas de los empleados, así que tienes muchas oportunidades de que recibir muchos rebotados blandos (con un uso añadido de ancho de banda para tu servidor, dicho sea de paso).

Incluso aunque llegues a la bandeja de entrada, si no te conocen bien seguramente tendrás muchas pulsaciones en el botón de "Esto es spam" y también tasas de apertura muy bajas, por miedo a infectarse con un virus. Además a nadie le gusta recibir adjuntos enormes sin haber sido avisados antes.

Existe un beneficio añadido a no enviar los archivos como adjuntos: puedes colocarlos en tu servidor Web y añadir un enlace directo en el correo. De esta forma evitas los problemas que he mencionado antes y, de regalo, obtienes información detallada sobre qué destinatarios han hecho clic en éste, lo que es obviamente algo muy útil que no obtienes de los archivos adjuntos.

Nosotrs podemos permitir que envíes archivos adjuntos con MAILCast, pero no te lo recomendamos. Si realmente lo necesitas mándanos unas líneas :-)

A la hora de incluir imágenes en nuestra web o email es importante optimizarlas de cara a asegurarnos una buena velocidad de descarga incluso con velocidades de conexión lentas.

Pero antes de nada recuerda: no crees emails que consistan solo en una imagen (o varias) que contenga toda la información, es imprescindible integrar texto. ¿Por qué te digo esto? Por dos razones: una de ellas es evitar ser considerado Spam, la otra es para proveer información a tus destinatarios antes de que se descarguen las imágenes (y de hecho, información lo suficientemente interesante como para que se animen a darle al botón de descargar imágenes.) Te recomiendo que pruebes tu correo sin imágenes para asegurarte que el mensaje se entiende bien sin necesidad de descargarlas.

Bueno, vamos al grano. Existen muchos formatos de imágenes digitales disponibles, pero sólo unos pocos son verdaderamente óptimos para web y el email. Hay algunos aspectos de estos que es necesario que conozcas de cara a elegir el formato de imagen que mejor se ajuste a tus necesidades.

Lo primero que debes saber es que hay dos tipos de compresión de imágenes: compresión con pérdida y compresión sin pérdida.

Compresión con pérdida significa que cuando guardas una imagen en uno de estos formatos, en realidad estás eliminando parte de la información de la imagen (normalmente superflua) para  que el archivo “pese” menos. Normalmente estas pérdidas no se ven a simple vista, sino que habrá que hacer zoom para apreciar los cambios. Este tipo de imágenes son ideales para web porque ocupan muy poca memoria.

Sin embargo, con los formatos de compresión sin pérdida, podrás volver a editar y guardar la imagen  una y otra vez sin perder calidad. Estos archivos ocupan más memoria (y ancho de banda si hablamos de web y email) y no siempre son los mejores para web, normalmente se usan más para imprimir.

Formatos de imagen más habituales para web y e-mail:

JPEG (Joint Photographic Experts Group)

El formato JPG (cuya extensión es .jpg o .jpeg) entra en la categoría de los archivos de compresión con pérdida y además tiene peculiaridad de que puedes elegir el nivel de compresión en tu software de edición de imágenes.

Está indicado para imágenes con millones de colores, como fotografías, ilustraciones con sombras, degradados, etc…

Lo malo es que jpg no te permite crear imágenes con fondo transparente.

GIF

Este formato es un mapa de bits, que quiere decir que no es más que una rejilla de píxels de colores. Cada uno de estos píxels puede representar hasta 256 colores o ser transparentes.
Además el archivo puede contener varios frames (cuadros) de manera que se puede crear una animación (muchos banners hacen uso de gifs animados) No te recomiendo usar gifs animados en e-mail, ya que Outlook 2007 sólo muestra el primer frame, no la animación completa.

Dado que los editores de imágenes permiten controlar el número de colores de cada imagen, es un buen formato para usar en imágenes con pocos colores y/o matices como gráficas, gráficos pequeños (botones, bullets,…), imágenes que contienen texto…

PNG

Este formato fué concebido como un nuevo GIF pero mejorado, dado que GIF fue patentado. PNG tiene mucha más profundidad de color que GIF , también admite transparencia y tiene un buen nivel de compresión.  Combina lo mejor de JPG con lo mejor de GIF. Por desgracia su transparencia no es soportada por Internet Explorer 6 e inferiores, por lo que hay que recurrir a hacks para que se represente bien.

En algunos programas de email, también puede ocasionar problemas, así que te recomiendo dejarlo más bien para web que para e-mail (me refiero a cuando quieras hacer uso de la transparencia).

¿Y cual es el peso ideal de las imágenes para web?

Bien, esta no es una regla cerrada, depende de la compresión y tamaño que le estés aplicando a las imágenes y si pierden mucha calidad, pero te voy a dar unos parámetros por los que moverte:

De todas maneras hay otro aspecto que influye directamente en el tamaño del archivo en las imágenes, como sus dimensiones en píxels. De eso os hablaré en mi próximo artículo.

Como ya sabes, la mayoría de los actuales clientes de correo electrónico (tanto webmails como de escritorio) deshabilitan por defecto las imágenes de los correos. A menos que tus destinatrios lo permitan o te añadan a su lista blanca, las imágenes no se mostrarán por pantalla.

Esto es un desafío para los diseñadores de contenidos para e-mail, ya que deberán tener este hecho en cuenta y crear diseños que funcionen bien incluso cuando las imágenes no se visualizan.

Una forma rápida de probar tus creatividades cuando las imágenes no se visualizan es utilizar un par de herramientas para desarrolladores Web. De hecho ambas son muy similares, pero deberás escoger una u otra en función del navegador que utilices (Firefox o IE). Estas herramientas son muy potentes y obligatorias para todo buen desarrollador web. Ambas poseen muchas características pero no me voy a poner a describirlas ahora. Fíate de mi y pruébalas. Me ceñiré al par de cosas que te ayudarán a probar tus diseños.

Si usas Internet Explorer existe una herramienta llamada IE Developer Toolbar que puedes descargarte desde aquí. Una vez instalad te mostrará un botón con una flecha en la barra de herramientas de IE:

Si pulsas en él se mostrará una ventanita adicional en la parte inferior de la ventana de IE, con un montón de opciones. Busca el menú imágenes como se muestra en la figura:

Si deshabilitas las imágenes tendrás una visualización inmediata de cómo se verá tu diseño en un cliente de correo que no permita su visualización. Incluso puedes odificar tu HTML directamente en la ventana de la herramietna para ver los cambios en tiempo real y probar opciones de mejora.

Hay una herramienta muy similar disponible para Firefox, y su uso es aún más sencillo. Se llama "Web Developer" y la puedes descargar e instalar desde aquí. Una vez instalada te mostrará una barra de herramientas ancha justo encima de la página actual, con una gran cantidad de botones y menús orientados al desarrollador web. La característica equivalente en esta herramienta se encuentra ubicada en el menú "Images":

Esto ha sido sólo un truco rápido de cómo probar tus diseños son imágenes, pero si tienes conocimientos de HTML/CSS y le das una oportunidad a estas herramientas, en cuanto empieces a rascar la superficie verás que tienen muchas características fantásticas que te facilitarán mucho el trabajo.

Si te interesa el e-mail marketing, probablemente también estés interesado en el análisis del  tráfico de tu página web, dado que un tráfico de buena calidad es el primer paso para una buena base de datos para tu boletín.

Google Analytics, que es una de las mejores soluciones gratuitas, acaba de lanzar una nueva característica que te permitirá compartir anónimamente tus datos y así compararlos con el tráfico de tu sector (o de otro sector): Benchmarking.

 ¿Y esto es útil? Depende del caso, pero yo creo que sí. Me remito al ejemplo que dan en el blog oficial: Si tú tienes una agencia online de viajes, y resulta que los lunes por la mañana tu tráfico experimenta un pico considerable, con esta característica puedes saber si es algo típico del sector viajes o si tan sólo ocurre con tu web.

Dónde se activa: Haciendo click en “Benchmarking” en la sección “Usuarios”. Eso si, lo he probado y tarda un par de semanas en recopilar y empezar a mostrar resultados.

¡Enhorabuena! Ya has contratado tu canal en MAILCast y ya has subido tu base de datos. ¿Y ahora? Sólo te falta crear el e-mail de tu primer boletín o campaña de marketing. Como ya sabrás, hay hasta tres maneras de crear un e-mail en MAILCast, pero vamos a refrescarte la memoria:

1. Maquetándolo desde cero

   
   

   Vete a “Personalización de canales”, selecciona tu canal y haz click en ”Cambiar la plantilla y la firma del canal” . Asegúrate de que la casilla “Maquetado automático” NO esté marcada, después haz click en guardar.

   

   Ahora, vete a “Maquetar y enviar”, selecciona el canal y después marca el botón “Crear contenido desde cero” y haz click en siguiente. Ya puedes crear tu e-mail en el editor, o incluso pegar tu html.

   

   Pero ¡¡¡OJO!!!, no copies y pegues las imágenes ya que quedarán vinculadas a tu ordenador, debes subirlas al servidor a través del botón que tiene el editor para asegurarte que las puede ver todo el mundo.
   Una vez creado el e-mail haz click en siguiente y sigue los pasos hasta el final

   
   

2. Crear un e-mail con una plantilla de maquetado automático

   
   

   Vete a “Personalización de canales”, selecciona tu canal y haz click en ”Cambiar la plantilla y la firma del canal” . Asegúrate de que la casilla “Maquetado automático” esté marcada, ahora selecciona tu plantilla y escribe la firma del canal. Haz click en guardar.

   

   Ahora, vete a “Maquetar y enviar”, selecciona el canal y verás que te aparece una lista las noticias que hayas creado y aún no hayan sido enviadas, simplemente escribe una introducción al e-mail y haz click en siguiente para ver el resultado. Si no tienes noticias, puedes crearlas en la sección noticias. Sigue los pasos hasta el final para terminar de enviar el e-mail o dejar programado el envío.

   
   

3. Subir el e-mail en un archivo comprimido .zip

   
   

   Esta es una de las opciones que más libertad te da, ya que puedes crear tu e-mail en tu ordenador con tu editor de html preferido (como Dreamweaver).

   Vete a “Personalización de canales”, selecciona tu canal y haz click en ”Cambiar la plantilla y la firma del canal” . Asegúrate de que la casilla “Maquetado automático” NO esté marcada, después haz click en guardar.

   

   Ahora, vete a “Maquetar y enviar”, selecciona el canal y después marca el botón “Crear a partir de un contenido existente” y haz click en examinar para elegir el archivo zip y subirlo.

   

   Ahora ya puedes editar tu e-mail en el editor (por si quieres hacer alguna corrección) o simplemente enviarlo.
   La mejor manera de crear el e-mail es crear desde el principio el archivo html y la carpeta con las imágenes en el mismo nivel (la misma carpeta de tu ordenador) y comprimirlos juntos. Es imprescindible que en el zip exista un archivo con extensión *.htm ó *.html, el nombre del archivo o de la carpeta con las imágenes son indiferentes.

   ¡Cuidado! El tamaño máximo del archivo es de 500Kb, compruébalo antes o recibirás un error cuando intentes subirlo. Si sobrepasas el tamaño optimiza las imágenes, 10 o 20 KB es un tamaño más que suficiente para una imagen (jpg ó gif) que vaya a ser usada en la web o en un e-mail. Pero si puedes conseguir menos tamaño, mejor, así tu e-mail se descargará más rápido.

De todas formas recuerda que puedes crear tu propia plantilla de maquetado automático o encargarnos que te la diseñemos y maquetemos. También podemos diseñar y maquetar tu plantilla de e-mail para campañas de marketing a tu gusto o al estilo de la web de tu empresa. Pregúntale a nuestro departamento comercial.

Nota: este mes ha sido uno de los más ocupados que he tenido en los últimos dos años. Ha sido terrible el trabajo que he tenido y esta ha sido la principal razón de no haber "posteado" tanto como me hubiera gustado. De hecho la semana que viene será aún peor ya que soy ponente en el evento de Microsoft para la presentación mundial de Visual Studio 2008, Windows Server 2008 and SQL Server 2008, así que estaré de viaje toda la semana. Espero, no obstante, poder escribir algo, pero no prometo nada. ¡Haré lo que pueda! :-)

Este es un post bastante técnico, pero si sigues los pasos con calma, uno a uno, será sencillo de poner en práctica. ¡Vamos allá!

A veces no eres capaz de entregar un mensaje a un destinatario, y obtienes un código numérico extraño en Outlook (o el cliente de correo que uses normalmente) o, simplemente, te rebota un correo.Lo que suele hacer todo el mundo generalmente es llamar a su administrador de sistemas en busca de ayuda. Pero te ahorrarás mucho tiempo y aprenderás más si puedes determinar el problema por ti mismo (y le ahorrarás salud a tu pobre y ocupado administrador de sistemas también). Vamos a ver cómo se hace...

Abre tu línea de comandos escribiendo “cmd” en tu menú Inicio·Ejecutar:

Lo primero que vamos a hacer es verificar cuáles son los servidores responsables de gestionar el correo electrónico para el destinatario con problemas.

El dominio de destino es el texto que va a continuación de la arroba (@) en la dirección de correo de tu destinatario, así que si es pepitogrillo@tucliente.com, el dominio sería tucliente.com. Escribe lo siguiente en la ventana de comandos:

nslookup –type=mx dominiodeldestinatario.com

usando el dominio apropiado. Verás algo parecido a esto:

La información que obtienes y que empieza por el texto 'MX' (acrónimo de Mail eXchanger o intercambiador de correo), indica cuál es el servidor responsable de gestionar el correo de ese dominio. en dominios grandes suele haber más de un servidor, pero generalmente sólo deberás comprobar el primero de ellos, el que tenga la preferencia '10', como el indicado en la figura.

Vale, ahora que sabemos qué servidor hay que comprobar, es hora de conectarnos a él. En la línea de comandos escribe:

telnet mail.tucliente.com 25

usando el servidor que acabas de averiguar.

El puerto 25 es el estándar para las comunicaciones por e-mail, por eso debe ahí. Si el servidor está activo y funcionando deberías ver algo que comienza por el nñumero '250' (que significa 'todo ha ido bien'), como aquí:

Si no se puedo conectar obtendrás un error:

y sabrás que el motivo de no poder enviar el correo es que el servidor de destino no está funcionando.

Si todo ha ido bien y te conectas debes verificar la validez de la cuenta de correo. Para ello escribe la palabra 'ehlo', seguida del nombre de dominio de la cuenta de correo desde la que querías enviar el mensaje. Obtendrás una serie de líneas que comienzan por 250:

Ahora escribe 'mail from:' seguido de la dirección del remitente entre símbolos de mayor y menor:

Ahora escribe 'rcpt to:' con la dirección de correo del destinatario que quieres comprobar en ese servidor. Si el correo existe y está dispuesto a aceptar tu correo verás algo como esto:

Lo que significa que, al menos ahora, todo está correcto y no hay problema. Asñi que puedes intentar el reenvío del correo ahora mismo.

Pero si hay algún problema con la dirección de destino -lo que es muy probable ya que al fin y al cabo es el motivo por el que has empezado todo este asunto en primer lugar- obtendrás un código de error (un número diferente de 250) y un mensaje que te indicará la naturaleza exacta del problema. Por ejemplo, si la dirección de correo ya no existe verás algo como esto:

Ya está. Ya has diagnosticado el problema por ti mismo y serás el heróe super-friki de la oficina :-)

No olvides escribir la palabra 'quit' para abandonar la sesión de telnet antes de cerrar la ventana. Y no te preocupes: si la dirección está bien tu destinatario no recibirá ningún mensaje ni tendrá forma de saber que has hecho la comprobación descrita en este post.

Un programa de e-mail marketing profesional como MAILCast te ofrecerá información detallada sobre el motivo de un cualquier correo rebotado, pero si simplemente estás enviando un puñado de correos con tu cliente de correo "normal", con esta técnica encontrarás el problema enseguida por tus propios medios.

Algunos de nuestros clientes disponen de varias oficinas en distintas provincias o países. O quizá necesitan enviar correo usando como remitente el comercial asociado con cada cliente, de modo que a cada uno le llegue de la persona adecuada.

Además del remitente principal asociado al canal de envío que estés utilizando, puedes personalizar el nombre y el correo del remitente para cada uno de tus destinatarios. Para ello sólo tienes que emplear un pequeño truco:

Antes de subirlo a MAILCast añade a tu base de datos Access o a tu Excel dos campos a mayores: 'Sender' y 'SenderEMail' respectivamente (no distingue mayúsculas y minúsculas).

Cuando comiences a enviar el correo, cada email se remitirá de la dirección que tengas en el campo 'SenderEMail', y con el nombre contenido en el campo 'Sender'.

Si alguno de ellos es nulo o vacío (o no válido) se usará la dirección o el nombre por defecto del canal actual.

No volverás a perder la oportunidad de comunicarte desde el origen apropiado nunca más. Y es muy fácil de hacer :-)

Hoy he estado trabajando en una pequeña macro VBA (sólo tiene 97 líneas de código) de Excel que puede resultar bastante útil. Esta utilidad te permite separar de manera automática columnas de datos que contienen nombres y apellidos mezclados, de modo que obtienes dos nuevas columnas con estos elementos separados.

Es capaz de separar correctamente nombres en varios formatos:

• Nombre y apellido. (por ejemplo: Zachery Barr)
• Nombre, inicial y apellido. (Stewart H. Shepherd)
• Dos nombres y un apellido (José Manuel Alarcón)
• Dos nombres y varios apellidos (José Manuel Alarcón Aguín)

Descárgate Name and LastName Splitter.xls (54 KB)

Para poder utilizarla deberás habilitar el soporte para macros cada vez que la abras en Excel:

Pulsa "Opciones", y selecciona la opción de "Habilitar este contenido":

Ahora simplemente copia y pega tus datos mezclados en cualquier columna de cualquier hoja de este archivo xls.

Es importante que selecciones primero cualquier rango de celdas que quieras que sea procesado (una columna) y que cuyos datos tengas que separar. Si no seleccionas nada sólo se procesará el dato de la celda actual.

Ahora vete al menú "Ver" en Excel 2007 (o a "Herramientas·Macros" en versiones anteriores) y pulsa el botón "Macros" o presiona ALT-F8, tal y como se muestra en esta figura:

En el diálogo que aparece ejecuta la macro "SplitCurrentColumn":

Al hacerlo obtendrás una nueva hoja llamada "Split" con dos columnas. En la primera estarán los nombres y en la segunda los apellidos.

Puedes procesar tantos datos como necesites pero ten en cuenta que la hoja "Split" se vaciará cada vez que ejecutes la macro, así que guarda tus nuevos datos antes. No puedes procesar datos que estén en la hoja "Split" propiamente dicha, porque es la que se encarga de guardar los resultados.

En la descarga he incluido una hoja con datos de ejemplo para que puedas probarlo bien (300 nombres generados aleatoriamente).

¡Espero que te sirva!

MAILCast, aparte de poder gestionar sus propia lista básica de suscriptores, permite usar cualquier base de datos Access u hoja de cálculo Excel para usar sus datos para destinatarios, personalización y/o filtrado.

Este vídeo práctico muestra cómo podemos construir una hoja de cálculo excel que sea "entendida" por MAILCast. Como verás es muy fácil: