La despedida de un correo electrónico indica a cada una de las partes cómo es la relación que se va a establecer entre ambas y además ofrece la oportunidad de hacer saber al destinatario cómo deseas que se dirijan a ti. Por ello no debemos descuidarla ni prescindir de un cierre de correo adecuado.

Por lo general, en la despedida de un e-mail formal encontramos dos partes: el cierre y la firma

En la correspondencia formal del marco de los negocios  pueden usarse, entre otras, las fórmulas  de cierre “Atentamente”, “Cordialmente”, “Saludos”, “Le saluda atentamente” y “Afectuosamente”. “Cordialmente” es la despedida más fría de todas y la más apropiada cuando escribes a alguien que no conoces bien.

“Saludos” y “Un cordial saludo” son, hoy en día, los más empleados en los correos electrónicos pues son una forma segura de terminar un comunicado y sirven para todo tipo de propósito.

Emplees la fórmula que emplees, lo más importante es comprobar que no estás siendo demasiado formal o informal a destiempo.

Con respecto a la firma, hay que tener en cuenta que se convierte en la forma de presentarte a tus receptores y en qué términos se establecerá tu relación con ellos. Además, es tu manera de indicar cómo quieres que se dirijan a ti.

Para elaborar un bloque de firma correcto recomendamos excluir imágenes con un trazado te tu firma real y plasmar  tu nombre completo, cargo e información de contacto (empresa, dirección, teléfono, fax, email, página web y logotipo). Esta combinación de datos resulta la más cortés y la más inteligente por tu parte si esperas que el destinatario contacte contigo.

Cuidando estos pequeños detalles tus comunicaciones se volverán  realmente eficaces y atractivas.

¿Qué ocurre cuando nos dirigimos a más de un destinatario?

Pueden suceder dos cosas:

• Escribimos a un único destinatario con muchas Cc. En este caso sólo es necesario dirigirse al destinatario principal (el escrito en el campo Para). Simplemente se recomienda seguir las pautas explicadas en Redactar un email (I)
• Escribimos a múltiples destinatarios en el campo Para. Aquí el saludo inicial resulta de vital importancia pues generalmente refleja el porqué han sido agrupadas esas personas para recibir tu mensaje.

A la hora de determinar el encabezado en este tipo de e-mails hay que tener en cuenta que habitualmente se incluyen personas de diferente rango dentro del  grupo que leerá el correo electrónico, por lo que no todas las fórmulas son adecuadas.

El tratamiento “Estimados amigos” resulta anodino y aceptable, como también lo son “Estimados colegas”, “Estimados colaboradores”,  “Estimados clientes”, “Estimados accionistas”… y saludos similares.

La clásica apertura  “A quien corresponda” debe ser descartada, en primer lugar, porque es muy raro escribir un email para “quien corresponda” y en segundo lugar, al destinatario se le está dando la opción de decidir que el tema del correo a él no  “ le corresponde”  y lo borre de inmediato.

Si ninguna de estas formas resulta apropiada para los destinatarios a los que planteas dirigirte, el encabezado “Buenos días” será inofensivo, cordial y no demasiado formal. Prueba a usar esta fórmula con tus interlocutores.

Hace cosa de un mes escribí un post en este blog sobre la compra de listas de correo, y porqué es una mala idea hacerlo.

Hoy un cliente me hizo una pregunta sobre la posibilidad de alquilar una lista y si era conveniente hacerlo.

El alquiler de una lista se diferencia de la compra en que en este primer caso no obtienes acceso a los datos de dicha lista sino que es otra empresa la que envía por ti a su propia lista de destinatarios. Debes fiarte mucho de ese proveedor pues de otro modo nadie te asegurará que las direcciones son buenas y han ofrecido su permiso para recibir ese tipo de correos.

Las empresas que crean listas para alquilar generalmente obtienen sus destinatarios desde portales verticales o desde algunos sitios webs de carácter muy específico. Probablamente la gente que está en esas listas ha dado permiso para que les escriba el dueño del portal así como los clientes y partners de éste, pero piensa de todos modos en las consecuencias de que le escriban en tu nombre aún con permiso: los destinatarios no tendrán ni idea de quién es tu empresa y probablemente se molesten y pulsen el botón de "Esto es spam" . Y lo má simportante: no te han dado permiso explícito a ti para que les envíes correo.

Te suena familiar esto: sí, es la definición de spam o correo no solicitado.

¿Significa esto que estás contraviniendo la ley? No necesariamente, pero la cuestión aquí, como siempre, no es sólo si estás incumpliendo la ley (se supone que no lo deberías hacer nunca), sino si esto va en contra de tus intereses.

Probablamente el alquiler de la lista te va a costar una buena cantidad, y con toda seguridad los resultados que vas a obtener del emailing serán muy bajos y por lo tanto el retorno de la inversión también- Y lo que es peor, tu marca puede verse dañada si la gente piensa que eres un spammer. No tienes ni idea de si la lista se usa mucho y muy a menudo y por lo tanto la gente está harta y enfadada al recibir tu correo.

Así que la conclusión es (de nuevo) que no debes alquilar listas para hacer emailing.

Si realmente necesitas hacer crecer tu lista de suscriptores de manera muy rápida intenta anunciarte en otro boletín, co-patrocínalo, o llega a un acuerdo de co-registro con otros boletines. Pero comprar o alquilar una lista es siempre una mala cosa.

Como siempre, recomiendo que te crees tu propia lista con permiso (algunos trucos para ello aquí y aquí). Es lento y doloroso, pero es la única forma de conseguir resultados. en e-mail marketing siempre debes pensar en calidad antes que en cantidad (menos es más), y no te olvides de que tu activo más importante es tu marca y tu reputación, así que no te arriesgues a llevarla por mal camino.

En caso de que no quieras oir mi consejo, por favor, échale un vistazo a este interesante artículo de Jeanne Jennings: “Renting E-Mail Lists: What to Ask Before the Send” (inglés), y las diez reglas de las listas alquiladas de Marketing Sherpa (inglés).

Con mucha frecuencia adjuntamos demasiados archivos  en nuestros emails sin preguntarnos si es realmente necesario hacerlo.  En gran número de ocasiones, esa misma información se  podría incluir en el cuerpo del mensaje o en algún otro soporte compartido por emisor y receptor  al que pueden acceder ambos mediante un clic en un enlace insertado en el comunicado.

Aunque la posibilidad de adjuntar un documento en el correo electrónico representa una gran ventaja como medio de envío de información, también plantea una clara desventaja como su mala visión en una PDA, introducir virus en los equipos, convertir al e-mail en spam en el servidor de destino…

Si realmente resulta necesario que adjuntes un archivo, lo conveniente es avisar al destinatario en el asunto o en el cuerpo del comunicado de lo que se le envía, para que él decida si abrirá o no el documento.

Una barrera a la que muchas empresas (sobre todo pequeñas) deben enfrentarse cuando piensan iniciar alguna estrategia con el e-mail es la carencia de una buena lista de suscriptores. "Tenemos pocos clientes" o "No tenemos los correos de nuestros clientes" son las principales preocupaciones que suelen tener.

Bueno, el hecho de no tener ningún correo es un problema. De hecho es un problema de los de la "pescadilla que se muerde la cola": no comienzas con una estrategia de e-mail porque no tienes direcciones, y no te preocupas de conseguir direcciones porque no estás usando el correo electrónico para nada. 

Sin embargo, la relación con los clientes a través del e-mail, el marketing o la fidelización de clientes por este medio son estrategias a largo plazo. Así que el hecho es que si no comienzas a construir tu lista ahora mismo no conseguirás tener una lista nunca.

Existen muchas formas de ser proactivo a la hora de comenzar construir una lista de direcciones de correo electrónico, y comprar una base de datos no es una de ellas (son de muy mala calidad y, en muchos casos, incluso son ilegales).

Formas de construir y hacer crecer la lista

Intenta crear un buen boletín electrónico (newsletter), y por bueno me refiero a que debe aportar valor añadido a los que lo reciban. Luego promociónalo tanto como puedas: en los sobres, las tarjetas de visita, folletos, etc... y pídele a la gente que se suscriba o que te mande un correo para que los suscribas tú.

Sin prisa pero sin pausa convierte al correo electrónico en tu principal vía natural de comunicación con los clientes. No lo uses simplementa para hacer marketing o boletines. Empieza a enviar las facturas por e-mail. Avisa a tus clientes por correo de la disponibilidad de un produto que estaba agotado, confírmales los pedidos o los envíos, y todo este tipo de cosas. De este modo se acostumbrarán a recibir correo vuestro y estarán más receptivos a cualquier cosa que les envíes por este medio.

Consigue todos los correos que puedas de tus clientes actuales. Puedes preguntárselo cuando hables con ellos por teléfono o en las visitas comerciales. Pídeselo también en tus comunicaciones en papel, por ejemplo con las facturas.

Pídeles el e-mail a los que visiten tus instalaciones. Por ejemplo, si tienes una tienda informa a los visitantes sobre la existencia de tu boletín o de los servicios de valor añadido que ofrecer por correo (ej: aviso de disponibilidad de productos, actualizaciones del catálogo...).

Por supuesto coloca un campo para suscribirse a vuestro boletín en la página Web de la empresa. Haz que sea fácil suscribirte (pero cumple la ley y ofrece double opt-in, más sobre esto en próximos posts). Si haces que darse de baja sea incluso más fácil en caso de que no les interese lo que enviáis, serán menos recelosos a la hora de darse de alta.

Otra forma sensacional para conseguir muchos correos de golpe es organizando un concurso o un sorteo. Un buen sitio por el que comenzar es en un evento o convención. Si tienes un stand recoge nombres y correos de los que os visiten ofreciendo premios. No tienen porque ser muy caros y pueden ser tus propios produtos. Indícale a los visitantes que sus correos se usarán únicamente para notificar a los ganadores y enviarles vuestro boletín, y que darse de baja es inmediato y fácil más tarde si no les interesa. Puedes organizar este tipo de sorteos en tus instalaciones o en tu sitio web. Son una forma muy efectiva de hacer crecer la lista con correos de gente interesada en tus productos o servicios.

Una vez que comiences una estrategia sostenida de recolección de e-mails tu lista crecerá rápidamente.

Fidelizar  consiste en ganarse la confianza de tus clientes y aportarles un valor diferencial respecto a tus competidores. Fidelizar con tus clientes online significa que tus visitantes vuelvan a nuestro sitio web de forma periódica y de forma regular. Para fidelizar clientes online hay que ofrecerles  contenidos de calidad y novedades constantes.  Afortunadamente, Internet abre una multitud de oportunidades para establecer una relación personalizada y duradera con tus clientes. Las más eficaces son las siguientes:

-          Boletines electrónicos

Permite el envío semanal o mensual de un correo personalizado a tus clientes con las novedades de tu empresa, con artículos e información relevante, ofreciendo consejos sobre tus productos,… Sus principales ventajas son: permite una comunicación directa, rápida y barata con el usuario,  es un medio de promoción importante para tu web, ayuda a estrechar el vínculo y la confianza entre empresa y clientes, fomenta la sensación de pertenencia a un grupo (los usuarios de tu web), creando una comunidad entre los miembros.

No necesitas ser un experto para crear tu boletín. La mayoría del software para Email Marketing (ej. MAILCast Server) tienen plantillas muy atractivas a las que solo tienes que añadir tu propio contenido para conseguir un resultado profesional. No debes olvidarte de incluir la opción de darse de baja para los clientes que así lo deseen, y si no tienes una gran lista de suscriptores, incluye un formulario de subscripción a tu boletín en tu web y ya verás como pronto tu lista crece.

-          Fuentes RSS

Otra gran herramienta para conseguir usuarios leales a tu sitio web es la publicación de contenidos mediante fuentes RSS. De fácil integración con tu portal web, facilitarás que tus usuarios reciban las actualizaciones que realices en tu web de forma instantánea. La gran ventaja de esta herramienta web es que el control directo  y el anonimato del usuario en la subscripción y cancelación de tu fuente.

Redactar contenidos para medios digitales es muy distinto que hacerlo para un medio convencional. Por ello es imprescindible conocer el entorno on-line y sus principales características antes de ponerse a escribir.

Debemos centrarnos en preparar contenidos accesibles y atrayentes para los usuarios, convirtiendo la lectura del Boletín Electrónico en una herramienta más de marketing corporativo. Existen una serie de pautas que nos pueden ayudar a elaborar textos interesantes:

• No des rodeos, ve directo al grano. Leer un documento en la pantalla del ordenador resulta más difícil y cansado que leerlo en formato papel. Hay que introducir la información relevante en la parte superior del Boletín para captar la atención del receptor y que continúe, dando pinceladas de otro tipo de noticias que puede encontrar si sigue repasando el documento.
• Elige el lenguaje adecuado. Se recomienda el uso de párrafos breves y concisos formados por frases simples. Si se está tratando un tema complejo es recomendable emplear la fórmula "leer más" para satisafcer las necesidades del usuario interesadio en obtener toda la información posible. Debejos emplear un lenguaje fácil de entender para que el mensaje quede claro.
• Introduce imágenes  e hipervinculos apropiadas. Las imágenes tienen que apoyar el texto, añadiendo al artículo un punto de aclaración que aumente el impacto de la información ofrecida. Por ello hay que emplear imágenes genéricas que no interfieran con el contenido para no reducir su impacto, teniendo en cuenta, además, que su tamaño no incremente el tiempo de apertura del Boletín.

Si se redacta de forma efectiva, el Boletín Electrónico dotará de un valor añadido importante a nuestra empresa. Conseguirá que adquieramos una buena imagen y logrará que nuestros lectores se suscriban y nos sigan con interés.

El diseño de nuestra plantilla para llevar a cabo nuestra comunicación externa es una parte más de la imagen corporativa de la empresa. Para fortalecer ésta, y conseguir que tus subscriptores se familiaricen con tus comunicaciones, se aconseja que mantengas tu plantilla con un maquetado sencillo y acorde con tu página web, tu dossier comercial, y demás documentos corporativos. Esto no significa que no puedas variar la paleta de colores o la calidad de los gráficos, pero la estructura del boletín debería mantenerse consistente.

En cuanto al diseño gráfico del boletín electrónico, nos podemos basar en unos parámetros de usabilidad muy parecidos a los establecidos para el diseño de sitios web. La usabilidad es la efectividad, eficiencia y satisfacción con la que un producto permite alcanzar objetivos específicos a usuarios específicos en un contexto de uso específico.

-       No incluyas demasiados gráficos e imágenes, pues incrementa el peso del email y dificulta su entregabilidad.

-        Evita diseñar todo tu correo en HTML, ya que los filtros de los proveedores de email lo etiquetarían de Spam.

-       Ten cuidado con el color de fondo de tu boletín, puede dificultar la lectura a tus subscriptores.

-       Contenido claro y sencillo. La mayoría de las personas dedicará solamente 1.4 segundos en leer tu correo. Facilita el escaneo.

-       No te olvides de incluir un enlace para que tus subscriptores se puedan dar de baja cuando así lo deseen. También es recomendable que incluyas un enlace para recomendar a un amigo, para incrementar la “viralidad” de tus boletines ;-)

En Email marketing la línea del asunto del email es vital, pues de ella depende el sobrepasar la bandeja de entrada y formar parte de la estadística de lectura. Yo, cada mañana, elimino unos 10 emails de mi bandeja de email sin pestañear, solo con ver el asunto (y en otros casos, el remitente) ya que me da una ligera idea de la publicidad incluida en el mismo, que generalmente no me interesa ni, afortunadamente, necesito.

Dicho lo dicho, los profesionales que nos dedicamos al envío de boletines electrónicos o campañas de marketing por email, debemos considerar, y mucho, el asunto de nuestros envíos. En el caso de los boletines, parece más sencillo ya que basta con identificarnos en el campo ‘De’ y darle un título fijo a nuestra publicación (ej. BECK- Boletín de E-Commerce de Krasis). Sería recomendable enviar el último boletín publicado al nuevo subscriptor para que empiece a familiarizarse con nuestra publicación, dirección de correo remitente, etc.

En cambio en campañas puntuales de marketing debemos ser más cuidadosos con nuestro asunto, en el sentido que tenemos que encontrar una línea eficiente que nos sirva como presentación: debe ser breve, informativa, directa y personalizada, original, atractivo, interesante, llamativo, impactante…ya que según un estudio reciente, el 35% de los receptores abren el email basándose en el asunto.

Nuestra línea del asunto debería cumplir las siguientes características: destacar los beneficios de leer nuestro email, personalizar, individualizar según las necesidades de nuestros subscriptores, crear expectación, crear estilo propio, no usar mayúsculas ni signos de exclamación o interrogación, evitar palabras como ‘gratis’, ‘100%’, ‘promoción’, ‘oferta’, ‘regalo’, ‘compra ahora’, ‘haz clic’, ‘garantizado’, ‘oportunidad’, ‘importante’,… y todo esto en 50 caracteres, incluidos los espacios !!!

El factor más influyente en una campaña de email marketing es nuestra base de datos, la lista de nuestros subscriptores es nuestro tesoro. De ella depende no solo la efectividad y la conversión en ventas de nuestra campaña, pero también nuestra reputación.

Si no cuidamos nuestra lista de subscriptores, nuestros emails vendrán rebotados, y los proveedores de email nos incluirán en una lista de sospechosos de envío de Spam, manchando tu reputación..y si esta práctica continúa por un cierto tiempo, podríamos lograr un puesto seguro en la lista negra de IP´s, de tal forma que nuestros emails no sean admitidos nunca más por ciertos proveedores, aunque nuestros subscriptores hayan voluntariamente aceptado nuestras comunicaciones. ¿Cuánta gente conoces que se para a analizar su bandeja de ‘Correo no deseado’, sobre todo si la cuenta de email es de la empresa, y además recibe cientos de emails de Spam ‘reales’ a la semana?

Moraleja: Debemos mantener la base de datos y actualizar las direcciones de correo. Cuántas más veces, mejor. Todo dependerá del número de envíos al mes. Revisa tu lista después de cada envío, elimina direcciones duplicadas, errores al escribir el dominio, analiza rebotados blandos y duros.

Comprueba los motivos de tus rebotados blandos. Nuestros subscriptores pueden haber cambiado de cuenta de correo por muchos motivos: cuenta en desuso, rebasar la capacidad máxima de la cuenta, cambio de trabajo con consecuente cambio de email de contacto, cambio de cuenta por otra con más prestaciones…Intenta contactarles de otra manera y confirmar su nueva cuenta y el interés por seguir recibiendo tus boletines.

Elimina de tu base de datos los rebotados duros. Sin piedad, pues de ellos depende la efectividad de tus campañas futuras, y tu reputación.

Un boletín electrónico elaborado con criterio se convierte en ingrediente fundamental para conseguir el éxito on line de una organización, ya que actúa como canal de comunicación directo con los clientes y permite informar sobre productos y servicios con facilidad, credibilidad y eficacia.

Mediante este tipo de envío periódico podemos llegar a nuestro público objetivo, ajustándonos al perfil de cliente que buscamos. Además, nos permite establecer un contacto permanente con nuestros suscriptores que fomenta su fidelización hacia nuestra compañía y aporta información actualizada sobre la empresa, sector en el que se mueve, productos, novedades... entre otros aspectos.

Hoy en día existen herramientas informáticas especializadas que facilitan la creación y maquetación de boletines electrónicos. Estas aplicaciones posibilitan la elaboración de ediciones digitales atractivas y dotadas de características que las convierten en uno de los productos estrella del marketing on line, como por ejemplo la personalización de envíos, programación de los mismos, estadísticas de lectura, estadísticas de enlaces, integración con portales externos....  Y todo ello con un coste muy bajo de desarrollo y mantenimiento.

Si todavía no posees un software para creación de boletines electrónicos no lo dudes. Busca uno con múltiples funcionalidades que consolide tu imagen de marca y prestigio frente a tu competencia.